Office Manager

Functie omschrijving Office Manager

Voor één van onze klanten in Zoetermeer zijn wij op zoek naar een Office Manager.
Ondersteuning van diverse secretariële, administratieve, financiële en projectmatige taken/werkzaamheden.

Je werkt samen met het gehele team en bent een belangrijke schakel in het bedrijf, heb jij ervaring als office manager en weet jij als geen ander wat je taken inhouden? Solliciteer dan direct.

Secretariaat

• Receptie, agendabeheer, correspondentie intern/extern.
• Controleren rapporten, lay-out controle en aanpassingen doen.
• Kwaliteitscontrole documenten.
• Voorraadbeheer, pantry, gastenontvangst.
• Ondersteuning bij organiseren team activiteiten.

Financieel-administratief

• Correspondentie administratief, ondersteuning bij aanbestedingen.
• Contact opdrachtgevers, bewaking deadlines, documentatie versturen, controleert contracten.
• Beheren van het project administratiesysteem Simplicate, urenregistratie van het team controleren.
• Factureren, contractbeheer, debiteurenbeheer
• Administratie uitvoeren in Exact Online.

Personeelszaken

Draagt zorg voor en beheert de HR administratie inclusief advisering en afwikkeling van:

• Dienstverbanden in en uit dienst.
• Up to date houden kennis van wet- en regelgeving personeel.
• Contracten/overeenkomsten.
• Arbo zaken, pensioenen/verzekeringen, verlof, personeelsactiviteiten.

Facilitaire dienstverlening

• Contact met de schoonmaakdienst/kantoorbeheerder/leveranciers,
• Contractbeheer (printers/telefoon/auto’s), beheer van klein-technische zaken (laptops, telefoons)
• Aanspreekpunt/contact verhuurder/onderhoud/wijzigen, huurder overleggen.

Projectmatige en communicatie werkzaamheden

Ondersteuning bij en creëren van communicatie uitingen zoals: rapporten, referentiesheets, items voor de website of social media.
Kennis van programma’s als Indesign, of Photoshop is een grote pré

Functie eisen Office Manager

• Je hebt een relevante opleiding afgerond op Hbo of Mbo-niveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie binnen het MKB.
• Je hebt affiniteit voor bouw en techniek.
• Je houdt overzicht, scheidt hoofd- en bijzaken,
• Je hebt aandacht voor details en goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Je bent klantgericht, sociaal, initiatiefrijk en behulpzaam.
• Je hebt uitstekende kennis van: Microsoft Office, PowerPoint, Word, Excel, OneNote. En Exact Online.

Bedrijfsprofiel

Onze opdrachtgever is een klein onafhankelijk installatietechnisch adviesbureau voor gebouwgebondeninstallaties. Vanwege het kleinschalige karakter kunnen ze zonder meer gedreven en flexibel genoemd worden. Ze hebben kleine tot middelgrootte projecten in de wonigbouw, utiliteitsbouw, industrie en gezondheidszorg.

Bedrijfscultuur

Een flexibele en gedreven organisatie met een platte organisatie structuur.

Arbeidsvoorwaarden

Galjema Detachering biedt jou een arbeidsovereenkomst aan en je wordt via ons gedetacheerd voor een nader te bepalen periode bij de opdrachtgever, waarna je rechtstreeks in dienst kunt treden bij hen. Dit gebeurt na bijna 100% van onze detacheringen, tenzij je speciaal voor een project bent aangetrokken. Uiteraard is dit van te voren bekend. Tijdens de sollicitatie- en detacheringsperiode word je uitstekend begeleid door onze ervaren consultants. Je ontvangt van ons een prima salaris dat minimaal gelijk is aan het salaris dat je zou verdienen als je rechtstreeks in dienst zou treden bij de opdrachtgever. De hoogte van je salaris is afhankelijk van opleiding, ervaring en leeftijd en zal gemiddeld liggen tussen de €4.000,- en €5.000,- bruto per maand voor een werkweek van 40 uur. Vakantiedagen, vakantiegeld, reiskosten, pensioen e.d. ontvang je op basis van de CAO. Wij bieden de mogelijkheid tot het volgen van cursussen en opleidingen. Dankzij ons SNA-keurmerk en de VCU-certificering kun jij er op vertrouwen dat alles tot in de puntjes geregeld is.